29-10-2015 Cashless betalen op evenementenbeurs Festivak

FESTIVAK EVENEMENTENBEURS Tijdens Festivak op 25 & 26 november a.s. in de Jaarbeurs Utrecht staan de laatste trends en noviteiten binnen de evenementenbranche centraal. Eén van die noviteiten is het cashless betalen, ofwel betalen zonder fysiek geld. Tijdens Festivak kunt u zelf ervaren hoe snel en simpel dit systeem werkt.

Cashless

Iedere bezoeker ontvangt een polsbandje met een RFID-chip waarmee cashless betaald kan worden bij alle cateringpunten.

Het centrale thema van Festivak is ‘Technologie & Beleving’ en het cashless betalen past hier perfect in. Door middel van deze technologische ontwikkeling zijn bezoekers minder tijd kwijt aan wachten en ontstaan er minder snel ergernissen. Wat uiteraard de beleving verhoogt, aldus OGZ het organisatieteam achter Festivak.

Bron: Eventbranche, 27-10-2015

 

BEURZEN DIE WIJ OP DIT MOMENT ORGANISEREN

KINDVAK

KindVak, hét vakevent voor wie met kinderen werkt, voor professionals in PO, Kinderopvang en Jeugdzorg.

KindVak 2016 biedt professionals in de branche alle antwoorden in één inspirerend kennisevent. Was KindVak jarenlang het platform voor de kinderopvang in Nederland en België, anno nu is KindVak méér. KindVak 2016 staat voor hét overkoepelende kennis event voor alle professionals die werken met kinderen tot 16 jaar.

Kindvak

22-10-2015 50 Shades of Event Planning

Event planning is never black or white. As a planner, you usually find yourself somewhere in the “grey” area when it comes to planning any event. You want to make sure you’re setting goals, a budget, checklists, and sticking to them, but also on the other hand, trying to please attendees, vendors, sponsors and speakers – it’s definitely a grey area. Instead of feeling overwhelmed, or pulled into too many directions, follow a simple formula every time you dive in to plan an event.

50 shades

Having a set formula to abide by is key to keeping track of all aspects of the event, and making sure everything is covered without any slip-ups. If you follow the 20 (not 50) steps below to event planning, you will feel confident in your decisions, planning process and see great results!

Setting Goals

  • Use checklists when starting at the beginning planning phases of any event. Make sure they include every single area the event will touch – from budget, sponsors, staff to work the event, event hours, gifts, etc. It must all be included on the checklist
  • Create a budget before diving into any event. It should include everything from the dollars spent on décor or speaker gifts, to technology and food and beverage costs.
  • Make a list of the top goals you want to accomplish at the event. What’s the purpose of the event, who should attend, how are you measuring ROI?
  • Plan several meetings during the goal setting process of the event. Provide checklists and individual goals for every person working on the event team.

Let the Event Planning Begin

  • Start the actual planning phase by creating timelines and due dates for yourself and everyone working on the event with you. It’s important to have a long-term gauge on when every piece of the event should be completed by.
  • Brainstorm on a theme for the event. All events need some sort of theme to engage with the attendees, and help with the agenda flow.
  • Start reaching out to potential speakers and sponsors you have worked with from the previous event (if there was one). Make sure all of your speakers and sponsors feel like VIPs when you approach them.
  • Send out personalized invites to speakers, sponsors, and your key attendees who deserve to be treated like royalty. Make sure the event team communicates clearly and on a regular basis to all these groups.

Be Precise

  • Review all of the important aspects of the event with your team, and then create a plan on when each item needs to roll out. This should include technology purchases and set-up, collateral and design creation and printing, gift purchasing, etc.
  • Get a detailed list of instructions sent out to everyone working the event. Registration is the first touch point onsite attendees will experience, so make sure you and your team are prepared to greet everyone with a seamless process.
  • Double check on lodging for all attendees. Sometimes hotels fill up fast on a room block, so you want to ensure all of your attendees have a place to stay – preferably with an event discounted rate!
  • Educate your attendees before they step onsite. Send out weekly reminders, things that will take place at the event, contests, etc. so they feel in-the-know once they arrive.

Have Fun

  • There should be plenty of time for everyone to mingle and network at the event – schedule networking sessions at lunch or at the end of the day with a fun happy hour for everyone to attend.
  • Consistently communicate with attendees throughout the event. Be sure to set up a social hashtag if needed, or an event mobile app so you can send shout outs to vendors, or let everyone know about fun activities taking place.
  • Bring some excitement to the event in the keynote – hire a band or jugglers to come and liven the room up before the speaker goes on stage.
  • Have a fun contest to bring everyone together and make sure several people can win. It’s always nice to walk away from an event with some cash or a fun giveaway!

 Act Like a Rockstar

  • Mingle and greet as many people as you can. As a planner, it’s important to get out there and see what’s going on in the weeds of the event. It’s a great way to overhear something that may be an issue, or hear awesome compliments!
  • Keep the good vibes rolling even after the event is over. Send a follow up email to everyone who attended, and to your speakers and sponsors. The best feeling is having go-to people you know can trust you and you can work with on your next event.
  • Do a post-mortem after every event and review your goals and checklists. Was everything completed on time? Did you accomplish all of the goals you and your team set for the event? What could you have done better?

In Conclusion

There are so many things to stay on top of in event planning. These 20 items are only the beginning to planning a full event. Lots of other details go into event planning such as floor plans, onsite meetings, schedules, agendas, etc. The list can go on and on, but the important thing is to stay positive, have a good attitude, and be the best event planner you can be!

Source: Event Manager, 13-10-2015

19-10-2015 Nederlandse festivals krijgen Europese onderscheiding

Nederlands Festival

Twee Nederlandse festivals zijn in de prijzen gevallen: Noorderzon Performing Arts Festival en de reizende Europese kunstmanifestatie Manifesta. De twee hebben de Europese EFFE-award gekregen omdat ze een voorlopers positie hebben op het gebied van innovatie, duurzaamheid, artistieke waarde, internationalisering en politieke waarde, zo staat in het juryrapport.

Uiteindelijk vielen er van de 760 Europese festivals uit 31 landen 12 in de prijzen. Artistiek directeur Mark Yeoman mocht namens Noorderzon de award in ontvangst nemen, tijdens het prestigieuze Festival d`Automne in Théâtre de la Ville in Parijs. Noorderzon werd door de jury vooral geprezen om zijn uitzonderlijke kwaliteit en het nemen van risico`s bij het maken van het festival.

EFFE staat voor Europe for Festivals and Festivals for Europe. Het platform voor Europese festivals vraagt aandacht voor het grote belang van festivals voor de Europese samenleving. Het afgelopen jaar hebben zich honderden festivals bij dit platform, dat een gidsfunctie wil gaan vervullen voor festivals in Europa, aangesloten.

Bron: Profnews, 12-10-2015

 

Gouden Giraffe 2015

Wij Hagenstein Willems Exhibition & Sales Management hebben samen met TUSExpo BV, The Unmanned Systems Expo ingezonden voor de Gouden Giraffe 2015: bestaande uit een international conferentie en een vakbeurs is het event gericht op de gehele en snelgroeiende markt van onbemande systemen zoals drones, robots en de commerciële en civiele toepassingen op het gebied van veiligheid, landbouw, industrie, wetenschap, entertainment en natuurbescherming.
www.tusexpo.com
Gouden Giraffe_TUSExpo


08-10-2015 Help je sponsors H-App-y te worden

Eventplanners denken voortdurend na over hoe ze de app-beleving van hun evenement zo goed mogelijk kunnen maken voor hun bezoekers, maar hoe zit het met je sponsors? Hoe kun je je app aantrekkelijker maken voor ze?

Nu event-apps meer zijn geworden dan alleen een plek waar je even kijkt of de planning van het evenement gewijzigd is, heb je meerdere mogelijkheden binnen de app om waarde voor je sponsors toe te voegen. Het allerbelangrijkste voor sponsors is dat hun investering de moeite loont. Ze willen van jaar tot jaar meetbare resultaten zien en jouw app kan je hierbij helpen. Binnen je event-app zijn er drie gebieden die je aan je sponsors kunt verkopen om ze optimaal zichtbaar te maken, ze te helpen om potentiële klanten binnen te halen en om ze uiteindelijk een positief rendement te geven.
H-App-y
Meer zichtbaarheid = blije sponsors
Als je een contract afsluit met een sponsor om deel uit te maken van je evenement, wil die altijd het meeste waar voor zijn geld krijgen. Een sponsor wil meer dan alleen een logo bij de ingang van het evenement en een vermelding tijdens het afsluitende praatje, hij wil optimaal zichtbaar zijn. En hier verschijnt de event-app op het toneel. Binnen een app zijn meerdere gebieden die je aan je sponsor kunt verkopen.
Verkoop banner-reclame op het beginscherm van je apps aan sponsors. Als een bezoeker er op klikt worden ze doorgestuurd naar een specifieke link die je van de sponsor hebt gekregen. Dit is een kans voor de sponsors om hun website te tonen, een link naar een demo te plaatsen of om ze op sociale media te bezoeken.

Bied premium vermeldingen aan voor de belangrijkste sponsors. Ze zullen bovenaan de deelnemerslijst worden vermeld, zodat de bezoekers niet hoeven te scrollen om ze te vinden. Nadien kun je je sponsors exact vertellen hoeveel views of kliks ze hebben gehad.
Met gesponsorde push-berichten kunnen sponsors een specifiek bericht naar de bezoekers sturen. Dat kan gaan over een workshop die ze sponsoren, een cocktail-uurtje of wat ze ook maar denken dat de meeste waarde zal toevoegen.

Geef ze leads 
Wil je dat sponsors de waarde van je evenement gaan inzien? Geef ze dan leads die ze kunnen koesteren en tot klant kunnen maken! Met een geautomatiseerde module voor leads kunnen exposanten een barcode op de badge van de bezoeker met hun smartphone of tablet scannen. Zodra de badge gescand is, heb je de basisgegevens van de bezoeker van hun aanmelding en door een formulier voor leads te gebruiken kunnen je sponsors extra informatie toevoegen nadat ze met de bezoekers gesproken hebben.

Je kunt nog een stap verder gaan door het genereren van leads aan specifieke exposanten aan te passen, als ze op zoek zijn naar bepaalde gegevens van bezoekers. Misschien willen ze weten in welke producten ze geïnteresseerd zijn of specifieke gegevens over hun werk inwinnen, zoals hoeveel evenementen ze per jaar plannen – je kunt deze service aan hun lead retrieval toevoegen.

Zorg voor publiek op hun stand
Niemand staat graag aan een lege stand, dat geldt voor zowel de exposant als de bezoeker. Je wilt het druk hebben en niet het gevoel hebben dat je gesprekken moet afdwingen. Om je exposanten te helpen bij dit proces, kun je als organisator van het evenement gamification gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld een speurtocht opzetten voor de bezoekers, waarbij ze de badges van exposanten moeten scannen en antwoorden op bepaalde vragen moeten zien te krijgen. Zo komt een gesprek op gang tussen de exposant (sponsor) en de bezoekers.

Je kunt ook iBeacons gebruiken om publiek naar stands van bepaalde exposanten te leiden. Als onderdeel van hun pakket voeg je een iBeacon toe aan de stand en stuur je een berichtje als er een gebruiker in de buurt is. Zo kun je ook het verkeer naar hun stand volgen.

Tenslotte moet je niet vergeten dat jouw sponsors geld investeren en besteden aan jouw evenement. Als je ze volgend jaar opnieuw als sponsor wilt hebben, moet je ervoor zorgen dat je ze de beste kans geeft om een positief rendement te behalen op het evenement.

Ga naar tapcrowd.com als je wilt zien hoe je met een app voor een evenement grootse dingen kunt bereiken voor je sponsors.

Bron: Eventplanner 02-10-2015

05-10-2015 10 makkelijke tips om met je bedrijf een positieve impact op het milieu te hebben

 

Wie groen wilt ondernemen moet de hele bedrijfsvoering onder de loep nemen om te kijken waar verduurzaamd kan worden. Van arbeidsethos tot afvalverwerking, van energieverbruik, CO2 uitstoot tot duurzame kantoorspullen.

Duurzaam ondernemen is niet alleen goed voor het milieu maar kan je als ondernemer ook nog kostenbesparing én een goed imago opleveren. Een slim kantoor gaat wijselijk om met het milieu en grondstoffen en maakt daarmee ook nog winst.

Milieubewust kantoor

Duurzaam

Elk stukje papier, meubelstuk, zak koffiebonen of theezakje op kantoor is haar leven begonnen in een bos of op een plantage. Wanneer duurzaam beheerd kunnen deze boerderijen of bossen een veilige plek vormen voor vogels en wilde dieren, betere leefomstandigheden betekenen voor arbeiders of als opslag dienen voor broeikasgassen, die de oorzaak zijn van het opwarmen van onze aarde. En tegelijkertijd ook nog eens de goederen en diensten produceren waar wij afhankelijk van zijn op ons kantoor.

Maar hoe vergroen je nu je kantoor? 10 makkelijke tips om met je bedrijf een positieve impact op het milieu te hebben:

  1. Doe het licht uit op kantoor. Hoeveel kantoorpanden zijn er wel niet, die de hele nacht licht hebben branden op de lege werkvloer? Het laten branden van het licht op kantoor kost per jaar ongeveer evenveel energie als het verwarmen van een heel huis voor 5 maanden.
  2. Zorg ervoor dat al het printpapier, briefpapier en de meubelen in het kantoor het FSC keurmerk dragen voor duurzaam bosbeheer. De Rainforest Alliance keurt en certificeert bossen die voldoen aan de sociale, economische en milieueisen van de FSC (Forest Stewardship Council) om bossen, gemeenschappen en wilde dieren te beschermen.
  3. Maak recyclingpunten op kantoor door aparte afvalbakken neer te zetten voor de verschillende afvalstromen, zoals papier en karton, blikjes, plastic, inktpatronen en gft.
  4. Kies voor duurzame koffie en thee op kantoor. Let daarbij op het groene kikkertje, het keurmerk van de Rainforest Alliance. Het kikkertje verzekert je dat de koffiebonen en theebladeren verbouwd zijn op een manier die goed zijn voor de bossen, grond en waterwegen op de koffieplantages. Bij die koffieteelt zorgen de gecertificeerde boeren voor goede lonen, huisvesting, onderwijs en gezondheidszorg voor hun arbeiders en families.
  5. Laat de kantoorverwarming niet continu loeien. Een verhoging van 2°C in de kantoortemperatuur produceert per jaar genoeg CO2 om een heteluchtballon mee te vullen.
  6. Zet de computers echt uit als het werk voor de dag is gedaan. Een computer die de hele nacht standby staat verbruikt evenveel energie als het zetten van 30 kopjes koffie.
  7. Datzelfde geldt ook voor het kopieerapparaat. Als die een hele nacht standby blijft staan kost dat evenveel energie als het maken van 30 kopjes thee.
  8. Wees zuinig met de airconditioning. Gebruik deze minder wanneer het kan. Een extra uur airco per dag in een kantoor kost evenveel energie in een maand als een jaar TV kijken.
  9. Ga zuinig om met papier. Recycle het, print dubbelzijdig, gebruik oude velletjes voor het maken van aantekeningen of neem ze mee naar huis voor je kinderen om ermee te tekenen en knutselen. En zorg ervoor dat het papier FSC-gecertificeerd is.
  10. Verklein je eigen CO2-voetafdruker door een te letten op je woon-werkverkeer. Als het kan ga fietsen of te voet naar werk. Of neem anders het openbaar vervoer.

Bron: The Frog Blog

01-10-2015 De kracht van relaties: 3 praktische tips voor je crowdfunding-campagne

Eén van de belangrijkste aspecten van een crowdfunding-campagne is het op de juiste wijze en op het juiste moment aanspreken van potentiële funders. Wie benader je eerst? En welk effect heeft dat op het succes van jouw campagne? Uit de praktijk weten we inmiddels veel over de opbouw en timing van een succesvolle campagne. Een essentieel uitgangspunt is om te starten bij mensen die dichtbij staan (vrienden en familie) en daarna pas mensen te benaderen die verder van je af staan. Mensen die jou niet (goed) kennen, zijn minder snel geneigd om als eerste bij te dragen.

 

Recente uitkomsten van onderzoek in samenwerking met de Vrije Universiteit, crowdfunding-platform voor de creatieve sector voordekunst en crowdfunding bureau Douw&Koren onderbouwt deze ervaring uit de praktijk nu ook met wetenschappelijke analyses en biedt ook enkele nieuwe inzichten.

Crowdfunding

Wie doet als eerste mee?

Uit het onderzoek blijkt dat je vrienden, familie en collega’s verreweg als eerst geneigd zijn bij te dragen aan een crowdfunding-campagne. Zij dragen gemiddeld 8 dagen eerder bij dan funders met wie een zwakke of nog geen band bestaat.

 

Opvallend is dat funders met wie een zwakke band bestaat, gemiddeld later instappen dan funders met wie nog geen band bestaat. Dit is anders dan men zou kunnen verwachten, omdat bij zwakke banden de relatie in ieder geval aanwezig is. Wellicht zijn funders met wie nog geen band bestaat, vooral geïnteresseerd in de inhoud van het project of de tegenprestatie en zorgt dat er voor dat zij sneller bijdragen dan funders met wie een zwakke band bestaat.

 

Wie draagt het meeste bij?

De band tussen een funder en de projecteigenaar heeft ook effect op de hoogte van het bedrag dat een funder bijdraagt. Private funders met wie nog geen band bestaat, dragen gemiddeld het minst bij. Opvallend is dat de hoogte van bijdragen van funders met wie een zwakke band bestaat, en funders met wie een sterke band bestaat nauwelijks van elkaar verschillen, terwijl men zou kunnen verwachten dat funders met wie een sterke band bestaat, zoals vrienden en familie, ook meer bijdragen.

Een mogelijke verklaring is dat de transactie vaak plaatsvindt via een crowdfunding-platform, en niet rechtstreeks tussen de funder en de projecteigenaar zelf. Hierdoor ervaren funders met wie een sterke band bestaat mogelijk een minder sterke morele verplichting om meer dan gemiddeld bij te dragen.

 

Bij corporate een tegenovergesteld effect

Interessant is dat een tegenovergesteld effect plaatsvindt wanneer het gaat om corporate funders (bedrijven die bijdragen aan crowdfunding-campagnes). Hier zijn het juist de organisaties met wie nog geen band bestaat, die gemiddeld het meest bijdragen aan een crowdfunding-campagne. Een mogelijke verklaring hiervoor is dat bedrijven zich meer identificeren met de inhoud van het project dan met de projecteigenaar. Ze verbinden zich dus graag aan campagnes die passen bij hun eigen activiteiten en zijn inhoudelijk geïnteresseerd. De band met de projecteigenaar is daarbij van ondergeschikt belang.

 

Drie tips voor jouw campagne

  1. Breng eerst je netwerk in kaart

Het is belangrijk je bestaande netwerk in kaart te brengen voordat je campagne van start gaat. Wie zijn jouw mogelijke funders en hoe sterk is jouw band met hen? Deel je netwerk in in de groepen intimi, netwerk en crowd. Met andere woorden in groepen potentiële funders waarmee je een sterke, zwakke of nog geen band hebt. Door jouw bestaande netwerk in kaart te brengen en in te delen in deze groepen, is het mogelijk om op de juiste wijze mensen aan te spreken en daardoor effectief campagne te voeren. Een nuttige tool om je hierbij te helpen is het Plan de Campagne.

  1. Benader iedereen uit jouw netwerk persoonlijk

Het ontbreken van persoonlijk contact kan een negatief effect hebben op de snelheid en hoogte van bijdragen van funders. Benader potentiele funders zoveel mogelijk persoonlijk en maak duidelijk dat jij als projecteigenaar persoonlijk een beroep op hen doet. Een slecht voorbeeld is het versturen van een mail naar jouw bestaande netwerk met een veralgemeniseerde aanhef als “Hallo allemaal”. Een betere aanpak is om persoonlijke mails te sturen, waarin je iemand persoonlijk aanspreekt.

  1. Ga op zoek naar bedrijven en organisaties die inhoudelijk passen bij jouw project

Het kan veel opleveren om bedrijven en organisaties te benaderen die je nog niet kent, maar inhoudelijk goed passen bij jouw project. Bedrijven en organisaties zijn voornamelijk geïnteresseerd in de inhoud van jouw project en verbinden zich graag met een crowdfunding-campagne die aansluiten bij hun (marketing)doelen of imago.

 

Bron: Frankwatching 16-09-2015