09-11-2015 7 Things Innovative Event Organizers Are Doing

This is a sponsored post written by Alon Alroy, Co-Founder, CMO & BizDev of Bizzabo. More information about Event Manager Blog’s sponsored posts.

When it comes to the world of professional events – from well-established legacy conferences to cutting-edge corporate retreats, the industry is ripe for change as well as a technological revolution. Though the industry is well on its way to embracing a more tech savvy, dynamic future there are quite a few stragglers left in the (event) dust. So what are the forward-thinking event planners out there actually doing? Are you keeping your event practices up to snuff?

Innovative Event OrganizersPersonalizing Digital Marketing
Chances are you’re not just used to having brands speak and serve you on a personal level – you expect it. Whether it’s that suggested Spotify playlist based on your music preferences, or the Expedia emails about discounted flights from your home city – we are living in a personalized world and you are a personalized event organizer.

So how does this pertain to you? First off, implementing personalization in your email marketing campaigns can have a great impact on your bottom line – whether it is hitting your ticket sales or registration goals. Segmenting your content by type of attendee (are they past attendees? are they speakers?) will increase conversion rates. By incorporating your attendees’ name in your subject line and signing off with your own name you can easily humanize your message and have a more direct appeal to attendees. Your online ads can be personalized to target visitors of your event website through retargeting campaigns. How cool would it be if a potential attendee would be greeted with “Welcome back ” when they visit your website on the 2nd time. Regardless of cool, it will increase the chances of them registering. Successful organizers personalize their digital marketing to attract the right audience and lead them to take the next action faster.

Simplifying Metrics
As an event organizer you are no stranger to data. Your planning budget, registration revenue, attendee reports and engagement analytics are just a few metrics that are no doubt constantly bouncing around in your head and across spreadsheets on spreadsheets. While there are a multitude of tools collecting data, it’s not the data itself that is useful, but the insights drawn from them. Successful organizers don’t just collect the data – they draw out the key figures and understand how to use this knowledge to move forward making smarter planning decisions. They make it possible by using an event management software that integrates their event vitals, such as registration, email campaigns, social media, event app, engagement tools etc.). By doing so, they can easily see a clean, clear dashboard of the big picture of their data.

Looking Beyond Demographics
It may seem like going against common sense to look past the popular demographic designations of “Millennial”, “Gen X”, and “Baby Boomers”, but studies have shown that segmenting audiences by generations just isn’t cutting it. People across all demographics are preferring “authenticity” and “humanity” when dealing with brands – they want to be spoken to like an actual person and don’t just want to be sold to like a number on a paper. Instead, organizers should look at the motivation an attendee has to go to an event. What purpose does this event experience have on their lives and careers? Grouping attendees by their motivation and attitude towards your event rather than demographics, as well as incorporating personalization (mentioned above!) can help you keep your content relevant and better target your audience.

Being “Responsive”
While it is an absolute must to have quick response time to your attendees, the savvy organizers know this also means that their online content – event website, agenda, emails, speakers profiles, networking platform, must be responsive and look good on any device. Attendees may use their laptop to buy their ticket on your site, open their emails on their tablet, and follow the event agenda on their smartphone. When looking for an event management software, the innovative organizers make sure that their digital assets are responsive – on web, tablet and mobile. Most chances are that your attendees will view your event site and will interact with your marketing campaigns on mobile. The forward-thinking organizers are committed to providing a great experience, even on a small screen.

Enabling Brand Ambassadors
Unless you’ve taken residence underneath a rock you probably know that word of mouth is the most powerful marketing tool. Though word of mouth is organic and can’t be faked by wiley marketers, you should definitely be implementing a sort of social referral program. Much like big-name startups such as Airbnb and Uber, the innovative organizers amp up their event’s social power by incentivizing attendees to share their event with their networks. By implementing referral programs, attendees have the opportunity to offer discounts or other incentives to their colleagues while also potential getting money back from their already purchased ticket. This lets those organizers reach new audiences and and turn attendees into event ambassadors. Successful organizers identify, reward and enjoy the power of advocate marketing.

Outsourcing Event Tasks…To Technology
Remember those old sci-fi movies about robots taking over and having complete control? Who said that would be such a bad thing! Okay, so you would still ultimately be controlling these “robots”, but some technology such as drones and automated platforms are helping organizers do much more than they ever have. Drones can capture videos and images that human photographers and videographers can’t – and can even be used to take the place of live entertainers. Further, savvy event organizers are finding more and more tasks that they can easily automate. Many planners use tools that automatically update their event lists so when it comes to event day all they have to do is sign-in to their check-in interface and they already have an updated lists of attendees that they can check-in right from their tablet. So long, spreadsheets!

Getting Rid of Spreadsheets
Nothing gives you a solid migraine like a nice, complex, multi-tab spreadsheet. Though everyone can relate to this, spreadsheets have still been a necessity when it comes to the day-to-day of most planners. Now, with the release of innovative yet accessible tools, planners are finding that they can automate more and more tasks that they used to have to do manually. Event management software that uses Smart Lists can automatically update list of attendees, as well as helping you easily segment contacts who haven’t bought tickets, are returning attendees, or many other types of filters. This allows you to skip the mind-numbing tasks of manually updating spreadsheets, while also giving you the power to understand your attendees on a granular level and make their experience even more personalized. 

Optimizing by Outsourcing
No doubt there has been at least one moment in the past year when you fancied having another pair of arms, or at least the ability to never sleep so you could successfully hit every event deadline. While freelancers have always been an option, it’s now easier than ever to get that extra pair of hands on-demand. Companies such as Upwork, Fiverr and Taskrabbit give you access to a marketplace of talent that you can hire for as little as $5. This means things that were originally out of reach due to lack of budget or time, such as a promotional

event video or frequent content for the event blog, can now easily be achieved – while also freeing you up to focus on the main tasks at hand.

In Conclusion
The innovative event organizers create personal “experiences”. They personalize their message, humanize their voice and make sure they communicate to the right audience. They use an all-in-one event management software to measure their efforts and constantly try to optimize them by reading between the lines of their data – by looking at insights instead of just numbers. Those organizers speak the language of their attendees and interact where they are – on the go. They use the power of advocate marketing and make sure they are focused on the most important tasks – they automate or outsource the rest. The most successful organizers use technology that allows them to focus on creating unforgettable experiences, instead of event management. Are you an innovative organizer?

Source: Event Manager Blog

 

05-11-2015 6 Ways to Ruin Your Conference Sessions

Associations are in a difficult spot. Like all conference organizers, you want innovative speakers talking about big topics. For this reason, many associations go outside of traditional association thought leaders for their keynotes. When they do this, they run the risk of a large disconnect between the needs of membership organizations and what the business leader knows of them. It’s a fine line between opening a dialogue with a larger application and meeting your association members’ education needs and interests.

The other side of that is selecting internally from your association’s applicants. This is generally the same mix of members and vendors. How do you keep content fresh, applicable, and interesting for your conference sessions? It’s a real challenge but part of it starts with the speaker submission process.

Why the Speaker Submission Process Isn’t Working

Most associations receive submissions from the same group of people on the same submission form each year. Selection committees require no social proof, video clips of speakers presenting are optional, and there are political reasons speakers are chosen. While there will always be a certain number of conference sessions that are held for sponsorships, it’s important that the other slots require more in-depth vetting and removal of obstacles that keep fresh blood from the selection process.

Small Marketing Efforts Equate to Repeat Speakers.

Most associations place a call for speakers on their website. In addition some send out emails or mention it in their newsletter. Hopefully most use social media but it’s a relatively small marketing job in most cases. The reason for this is that it’s a small community that is qualified to present to an association. There’s no need to take out a billboard.

But is it a small group? Couldn’t someone with a broader topic appeal to interests at an association conference?

Susan Cain, author of Quiet: The Power of Introverts in a World that Can’t Stop Talking gave an amazing presentation as a keynote for ASAE in 2013. Her ideas had wide-spread appeal. While keynotes are often pulled outside of the rank and file of ordinary association speakers, there is no reason why sessions couldn’t be given by others as well as long as they understand the audience and their needs.

If you want innovative topics and new conversations, market outside of your usual call-to-speaker venues.

6 ways to ruin yourStale Questions Lead to Mediocre Applications.

If your speaker submission form looks like this (with space to write the answers of course), it’s time to rework it.

  1. What is the topic of your conference session?
  2. How will you engage the audience?
  3. Why are you suited to present this session?
  4. List your past speaking experience.

While these questions seem to get to the heart of what you’re interested in finding out, they do so in such a leading way it’s difficult to stand out.

The engagement question will undoubtedly be answered using some response like “breaking up into groups to discuss” or “live tweeting.” The third and the fourth question will ensure a Millennial doesn’t present for you until they are at least 35.

Boring Submission Forms Yield Boring Speaker Applicants.

There are also a good many people lacking in creativity. While you don’t want them leading sessions, necessarily, when you have a very formatted application, it stifles creativity. A more open application form with less regimented questions mean applicants must fill in the details themselves in a way that makes sense. This is the speaker application equivalent of a job interviewer starting with “tell me a little bit about yourself.”

Freedom of expression often yields amazing results.

Leave the application space blank and make your applicants step outside of their usual cut-and-paste submission. This approach will also lend itself to more creative formats than just speaker sessions, like more workshops. When someone asks you to check a box of what category or type your session fits, you make it fit the box. By employing a less standard, more inventive application, no one has to make anything fit.

Requiring Experience Doesn’t Guarantee a Great Session. It Guarantees the Session Has Been Done Before.

Outside of the keynote speakers, most associations provide discounts for speakers, rarely do they pay them a speaker fee. Because of that, when your association selects a speaker, it is rarely worth their time to create something entirely from scratch. Most of the time the session they’re pitching either involves a book they want to sell or material they’ve used before in some way. That’s the downfall of requiring experience.

On the other hand, what if your speaker has no experience, gets in front of the crowd and is as entertaining as watching the grass grow? Do you want to run the risk?

How to Turn the Application Process on Its Head

Speaking experience is a catch-22. You can’t speak without experience and you can’t get experience without speaking. In today’s “always-on” world we should be able to move past this. What you’re looking for is someone who knows how to engage an audience. Substitute social proof for speaking experience. Look for someone with a social media following who actively engages that following. Look at their YouTube channel.

Involve members and attendees by finding out what topics interest them. NTEN allows its members to vote on topics at their conference. That’s not to suggest conference committees shouldn’t have any say in the topic selection, but it’s time to share some of that responsibility. With members involved, they’ll not only feel a greater affinity for the topics selected but are able to inject some of what they are interested in, curious about, or have learned in their experience. It’s time we stop looking at traditional means to find speakers and involve more members in the search, nomination, and participation processes.

In Conclusion

There are a number of extraordinary speakers and association presentations but they exist independently from the call-for-speakers process, not because of it. The things committees looked for in the past need to be adjusted to meet today’s social expectations. Creating a more democratic process will get members involved and interested in the sessions long before they attend the conference. If members have input into selection topics and speakers, you’re more likely to see them at the conference.

Source: Event Manager, 04-11-2015

02-11-2015 6 Nederlandse online platforms om burgers actief te betrekken

We leven in een wereld van sociale innovatie en activatie. Het oude denken werkt niet meer, ‘het’ moet anders. Veel mensen zijn bereid zich daar voor in te zetten. De initiatiefrijke mensen zetten allerlei bewegingen en organisaties op. Maar ook de minder actieve mensen willen graag hun mening laten horen. De meeste mensen willen, mits ze op een juiste manier worden benaderd, graag meedenken en meebeslissen over issues die hen aangaan.

We zien het overal om ons heen. Congressen verzinnen van alles om naast de topsprekers ook interactieve elementen te bieden op de dag. Diverse Nederlandse gemeentes experimenteren met nieuwe vormen van democratie en burgerparticipatie, denk aan stadsgesprekken, burgertoppen en G1000-bijeenkomsten. In buurten en wijken zien we allerlei online platforms ontstaan waarop ideeën, activiteiten en hulpvragen een plek krijgen. En in steeds meer organisaties worden ideeënwedstrijden gehouden onder medewerkers.

Voor individuen met een idee is het door social media als LinkedIn, Twitter en Facebook heel gemakkelijk geworden om vragen te stellen, gelijkgestemden te vinden en om elkaar verder te helpen. Denk aan het succes van de hashtag #DTV of #durftevragen op Twitter. Ook platforms als Kracht in Nederland en Nederland Kantelt zijn gebaseerd op bottom-up en co-creatie. We wachten niet meer af wat de overheid doet, maar nemen zelf initiatief.

Niet nieuw, wel gemakkelijker

Meedenken en elkaar helpen is natuurlijk niets nieuws. Ideeënbussen bestaan al decennia lang in bedrijven en fabrieken en al eeuwenlang komen groepen gelijkgestemden bijeen om te netwerken en elkaar verder te helpen. En inspraakprocedures zijn vastgelegd in de wetten van onze Nederlandse democratie. Maar in 2015 kan het wel efficiënter…

Het is in Nederland steeds populairder om zelf en samen dingen op te pakken en op te lossen. Gelukkig zijn er steeds meer tools die die processen ondersteunen en het voor iedereen gemakkelijk maken om zijn stem, mening of idee te laten horen.

Participatietools op een rij

Als zelfstandig consultant op het gebied van ideeën en innovatieprocessen, kom ik veel meedenk-tools tegen in de markt. Tools om het publiek op een congres iets te vragen, tools om burgers te laten meedenken over een vraagstuk en platforms om ideeën op te posten en anderen te vinden die je kunnen helpen bij het verder ontwikkelen van het idee. Soms is een tool voortgekomen uit frustratie en idealisme, soms in de markt gezet door een adviesbureau.

Om overzicht te scheppen in de wereld van participatie- en co-creatietools, ben ik op onderzoek gegaan en heb ik een aantal Nederlandse tools bekeken, bevraagd, beschreven en vergeleken. In dit artikel staan de tools die geschikt zijn voor gemeentes om hun burgers meer te betrekken bij het beleid en de leefomgeving. In het artikel ‘6 Nederlandse co-creatietools voor binnen & buiten je organisatie’ staan de tools die zich meer richten op besloten groepen medewerkers binnen organisaties.

Hieronder staat per tool een aantal kenmerken beschreven.

Kies zorgvuldig

Ben je op zoek naar meer betrokkenheid van je burgers? Gebruik dan onderstaand stappenplan.

  1. Bedenk goed waar je een interactief en online tool voor wil inzetten. Gebruik onderstaande beslisboom om een eerste selectie te maken.
  2. Lees de kenmerken van deze tools verderop in dit artikel.
  3. Vraag vervolgens een demo aan om een goed beeld te krijgen van alle mogelijkheden van het systeem.

Platforms

Het draait om de mensen

De tools kunnen goed werken als efficiënt middel bij het verwerken van de ideeën. Het verzinnen van de ideeën en het realiseren ervan, moet nog altijd door mensen gebeuren.

Daarom is het, naast een ondersteunend tool, ook essentieel om de communicatie en de realisatieprocessen goed in te richten. Zorg voor goed verwachtingsmanagement en doe geen beloftes die je niet waar kunt maken. Alleen dan kan een participatietraject slagen. Een goed geleid proces en een goed gekozen tool kan een wereld aan ideeën van burgers opleveren!

De tools op een rij

  1. Argu maakt discussies overzichtelijk
  2. Civocracy, raak betrokken bij onderwerpen in jouw omgeving
  3. Boiler, Stoom je idee klaar voor realisatie
  4. PI, engaging change
  5. BurgerXiBE, samen ideeën realiseren
  6. Mett, slim samenwerken en kennis delen

 

Bron: http://www.frankwatching.com/archive/2015/10/27/6-nederlandse-online-platforms-om-burgers-actief-te-betrekken/

27-10-2015

29-10-2015 Cashless betalen op evenementenbeurs Festivak

FESTIVAK EVENEMENTENBEURS Tijdens Festivak op 25 & 26 november a.s. in de Jaarbeurs Utrecht staan de laatste trends en noviteiten binnen de evenementenbranche centraal. Eén van die noviteiten is het cashless betalen, ofwel betalen zonder fysiek geld. Tijdens Festivak kunt u zelf ervaren hoe snel en simpel dit systeem werkt.

Cashless

Iedere bezoeker ontvangt een polsbandje met een RFID-chip waarmee cashless betaald kan worden bij alle cateringpunten.

Het centrale thema van Festivak is ‘Technologie & Beleving’ en het cashless betalen past hier perfect in. Door middel van deze technologische ontwikkeling zijn bezoekers minder tijd kwijt aan wachten en ontstaan er minder snel ergernissen. Wat uiteraard de beleving verhoogt, aldus OGZ het organisatieteam achter Festivak.

Bron: Eventbranche, 27-10-2015

 

BEURZEN DIE WIJ OP DIT MOMENT ORGANISEREN

KINDVAK

KindVak, hét vakevent voor wie met kinderen werkt, voor professionals in PO, Kinderopvang en Jeugdzorg.

KindVak 2016 biedt professionals in de branche alle antwoorden in één inspirerend kennisevent. Was KindVak jarenlang het platform voor de kinderopvang in Nederland en België, anno nu is KindVak méér. KindVak 2016 staat voor hét overkoepelende kennis event voor alle professionals die werken met kinderen tot 16 jaar.

Kindvak

22-10-2015 50 Shades of Event Planning

Event planning is never black or white. As a planner, you usually find yourself somewhere in the “grey” area when it comes to planning any event. You want to make sure you’re setting goals, a budget, checklists, and sticking to them, but also on the other hand, trying to please attendees, vendors, sponsors and speakers – it’s definitely a grey area. Instead of feeling overwhelmed, or pulled into too many directions, follow a simple formula every time you dive in to plan an event.

50 shades

Having a set formula to abide by is key to keeping track of all aspects of the event, and making sure everything is covered without any slip-ups. If you follow the 20 (not 50) steps below to event planning, you will feel confident in your decisions, planning process and see great results!

Setting Goals

  • Use checklists when starting at the beginning planning phases of any event. Make sure they include every single area the event will touch – from budget, sponsors, staff to work the event, event hours, gifts, etc. It must all be included on the checklist
  • Create a budget before diving into any event. It should include everything from the dollars spent on décor or speaker gifts, to technology and food and beverage costs.
  • Make a list of the top goals you want to accomplish at the event. What’s the purpose of the event, who should attend, how are you measuring ROI?
  • Plan several meetings during the goal setting process of the event. Provide checklists and individual goals for every person working on the event team.

Let the Event Planning Begin

  • Start the actual planning phase by creating timelines and due dates for yourself and everyone working on the event with you. It’s important to have a long-term gauge on when every piece of the event should be completed by.
  • Brainstorm on a theme for the event. All events need some sort of theme to engage with the attendees, and help with the agenda flow.
  • Start reaching out to potential speakers and sponsors you have worked with from the previous event (if there was one). Make sure all of your speakers and sponsors feel like VIPs when you approach them.
  • Send out personalized invites to speakers, sponsors, and your key attendees who deserve to be treated like royalty. Make sure the event team communicates clearly and on a regular basis to all these groups.

Be Precise

  • Review all of the important aspects of the event with your team, and then create a plan on when each item needs to roll out. This should include technology purchases and set-up, collateral and design creation and printing, gift purchasing, etc.
  • Get a detailed list of instructions sent out to everyone working the event. Registration is the first touch point onsite attendees will experience, so make sure you and your team are prepared to greet everyone with a seamless process.
  • Double check on lodging for all attendees. Sometimes hotels fill up fast on a room block, so you want to ensure all of your attendees have a place to stay – preferably with an event discounted rate!
  • Educate your attendees before they step onsite. Send out weekly reminders, things that will take place at the event, contests, etc. so they feel in-the-know once they arrive.

Have Fun

  • There should be plenty of time for everyone to mingle and network at the event – schedule networking sessions at lunch or at the end of the day with a fun happy hour for everyone to attend.
  • Consistently communicate with attendees throughout the event. Be sure to set up a social hashtag if needed, or an event mobile app so you can send shout outs to vendors, or let everyone know about fun activities taking place.
  • Bring some excitement to the event in the keynote – hire a band or jugglers to come and liven the room up before the speaker goes on stage.
  • Have a fun contest to bring everyone together and make sure several people can win. It’s always nice to walk away from an event with some cash or a fun giveaway!

 Act Like a Rockstar

  • Mingle and greet as many people as you can. As a planner, it’s important to get out there and see what’s going on in the weeds of the event. It’s a great way to overhear something that may be an issue, or hear awesome compliments!
  • Keep the good vibes rolling even after the event is over. Send a follow up email to everyone who attended, and to your speakers and sponsors. The best feeling is having go-to people you know can trust you and you can work with on your next event.
  • Do a post-mortem after every event and review your goals and checklists. Was everything completed on time? Did you accomplish all of the goals you and your team set for the event? What could you have done better?

In Conclusion

There are so many things to stay on top of in event planning. These 20 items are only the beginning to planning a full event. Lots of other details go into event planning such as floor plans, onsite meetings, schedules, agendas, etc. The list can go on and on, but the important thing is to stay positive, have a good attitude, and be the best event planner you can be!

Source: Event Manager, 13-10-2015

08-10-2015 Help je sponsors H-App-y te worden

Eventplanners denken voortdurend na over hoe ze de app-beleving van hun evenement zo goed mogelijk kunnen maken voor hun bezoekers, maar hoe zit het met je sponsors? Hoe kun je je app aantrekkelijker maken voor ze?

Nu event-apps meer zijn geworden dan alleen een plek waar je even kijkt of de planning van het evenement gewijzigd is, heb je meerdere mogelijkheden binnen de app om waarde voor je sponsors toe te voegen. Het allerbelangrijkste voor sponsors is dat hun investering de moeite loont. Ze willen van jaar tot jaar meetbare resultaten zien en jouw app kan je hierbij helpen. Binnen je event-app zijn er drie gebieden die je aan je sponsors kunt verkopen om ze optimaal zichtbaar te maken, ze te helpen om potentiële klanten binnen te halen en om ze uiteindelijk een positief rendement te geven.
H-App-y
Meer zichtbaarheid = blije sponsors
Als je een contract afsluit met een sponsor om deel uit te maken van je evenement, wil die altijd het meeste waar voor zijn geld krijgen. Een sponsor wil meer dan alleen een logo bij de ingang van het evenement en een vermelding tijdens het afsluitende praatje, hij wil optimaal zichtbaar zijn. En hier verschijnt de event-app op het toneel. Binnen een app zijn meerdere gebieden die je aan je sponsor kunt verkopen.
Verkoop banner-reclame op het beginscherm van je apps aan sponsors. Als een bezoeker er op klikt worden ze doorgestuurd naar een specifieke link die je van de sponsor hebt gekregen. Dit is een kans voor de sponsors om hun website te tonen, een link naar een demo te plaatsen of om ze op sociale media te bezoeken.

Bied premium vermeldingen aan voor de belangrijkste sponsors. Ze zullen bovenaan de deelnemerslijst worden vermeld, zodat de bezoekers niet hoeven te scrollen om ze te vinden. Nadien kun je je sponsors exact vertellen hoeveel views of kliks ze hebben gehad.
Met gesponsorde push-berichten kunnen sponsors een specifiek bericht naar de bezoekers sturen. Dat kan gaan over een workshop die ze sponsoren, een cocktail-uurtje of wat ze ook maar denken dat de meeste waarde zal toevoegen.

Geef ze leads 
Wil je dat sponsors de waarde van je evenement gaan inzien? Geef ze dan leads die ze kunnen koesteren en tot klant kunnen maken! Met een geautomatiseerde module voor leads kunnen exposanten een barcode op de badge van de bezoeker met hun smartphone of tablet scannen. Zodra de badge gescand is, heb je de basisgegevens van de bezoeker van hun aanmelding en door een formulier voor leads te gebruiken kunnen je sponsors extra informatie toevoegen nadat ze met de bezoekers gesproken hebben.

Je kunt nog een stap verder gaan door het genereren van leads aan specifieke exposanten aan te passen, als ze op zoek zijn naar bepaalde gegevens van bezoekers. Misschien willen ze weten in welke producten ze geïnteresseerd zijn of specifieke gegevens over hun werk inwinnen, zoals hoeveel evenementen ze per jaar plannen – je kunt deze service aan hun lead retrieval toevoegen.

Zorg voor publiek op hun stand
Niemand staat graag aan een lege stand, dat geldt voor zowel de exposant als de bezoeker. Je wilt het druk hebben en niet het gevoel hebben dat je gesprekken moet afdwingen. Om je exposanten te helpen bij dit proces, kun je als organisator van het evenement gamification gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld een speurtocht opzetten voor de bezoekers, waarbij ze de badges van exposanten moeten scannen en antwoorden op bepaalde vragen moeten zien te krijgen. Zo komt een gesprek op gang tussen de exposant (sponsor) en de bezoekers.

Je kunt ook iBeacons gebruiken om publiek naar stands van bepaalde exposanten te leiden. Als onderdeel van hun pakket voeg je een iBeacon toe aan de stand en stuur je een berichtje als er een gebruiker in de buurt is. Zo kun je ook het verkeer naar hun stand volgen.

Tenslotte moet je niet vergeten dat jouw sponsors geld investeren en besteden aan jouw evenement. Als je ze volgend jaar opnieuw als sponsor wilt hebben, moet je ervoor zorgen dat je ze de beste kans geeft om een positief rendement te behalen op het evenement.

Ga naar tapcrowd.com als je wilt zien hoe je met een app voor een evenement grootse dingen kunt bereiken voor je sponsors.

Bron: Eventplanner 02-10-2015

01-10-2015 De kracht van relaties: 3 praktische tips voor je crowdfunding-campagne

Eén van de belangrijkste aspecten van een crowdfunding-campagne is het op de juiste wijze en op het juiste moment aanspreken van potentiële funders. Wie benader je eerst? En welk effect heeft dat op het succes van jouw campagne? Uit de praktijk weten we inmiddels veel over de opbouw en timing van een succesvolle campagne. Een essentieel uitgangspunt is om te starten bij mensen die dichtbij staan (vrienden en familie) en daarna pas mensen te benaderen die verder van je af staan. Mensen die jou niet (goed) kennen, zijn minder snel geneigd om als eerste bij te dragen.

 

Recente uitkomsten van onderzoek in samenwerking met de Vrije Universiteit, crowdfunding-platform voor de creatieve sector voordekunst en crowdfunding bureau Douw&Koren onderbouwt deze ervaring uit de praktijk nu ook met wetenschappelijke analyses en biedt ook enkele nieuwe inzichten.

Crowdfunding

Wie doet als eerste mee?

Uit het onderzoek blijkt dat je vrienden, familie en collega’s verreweg als eerst geneigd zijn bij te dragen aan een crowdfunding-campagne. Zij dragen gemiddeld 8 dagen eerder bij dan funders met wie een zwakke of nog geen band bestaat.

 

Opvallend is dat funders met wie een zwakke band bestaat, gemiddeld later instappen dan funders met wie nog geen band bestaat. Dit is anders dan men zou kunnen verwachten, omdat bij zwakke banden de relatie in ieder geval aanwezig is. Wellicht zijn funders met wie nog geen band bestaat, vooral geïnteresseerd in de inhoud van het project of de tegenprestatie en zorgt dat er voor dat zij sneller bijdragen dan funders met wie een zwakke band bestaat.

 

Wie draagt het meeste bij?

De band tussen een funder en de projecteigenaar heeft ook effect op de hoogte van het bedrag dat een funder bijdraagt. Private funders met wie nog geen band bestaat, dragen gemiddeld het minst bij. Opvallend is dat de hoogte van bijdragen van funders met wie een zwakke band bestaat, en funders met wie een sterke band bestaat nauwelijks van elkaar verschillen, terwijl men zou kunnen verwachten dat funders met wie een sterke band bestaat, zoals vrienden en familie, ook meer bijdragen.

Een mogelijke verklaring is dat de transactie vaak plaatsvindt via een crowdfunding-platform, en niet rechtstreeks tussen de funder en de projecteigenaar zelf. Hierdoor ervaren funders met wie een sterke band bestaat mogelijk een minder sterke morele verplichting om meer dan gemiddeld bij te dragen.

 

Bij corporate een tegenovergesteld effect

Interessant is dat een tegenovergesteld effect plaatsvindt wanneer het gaat om corporate funders (bedrijven die bijdragen aan crowdfunding-campagnes). Hier zijn het juist de organisaties met wie nog geen band bestaat, die gemiddeld het meest bijdragen aan een crowdfunding-campagne. Een mogelijke verklaring hiervoor is dat bedrijven zich meer identificeren met de inhoud van het project dan met de projecteigenaar. Ze verbinden zich dus graag aan campagnes die passen bij hun eigen activiteiten en zijn inhoudelijk geïnteresseerd. De band met de projecteigenaar is daarbij van ondergeschikt belang.

 

Drie tips voor jouw campagne

  1. Breng eerst je netwerk in kaart

Het is belangrijk je bestaande netwerk in kaart te brengen voordat je campagne van start gaat. Wie zijn jouw mogelijke funders en hoe sterk is jouw band met hen? Deel je netwerk in in de groepen intimi, netwerk en crowd. Met andere woorden in groepen potentiële funders waarmee je een sterke, zwakke of nog geen band hebt. Door jouw bestaande netwerk in kaart te brengen en in te delen in deze groepen, is het mogelijk om op de juiste wijze mensen aan te spreken en daardoor effectief campagne te voeren. Een nuttige tool om je hierbij te helpen is het Plan de Campagne.

  1. Benader iedereen uit jouw netwerk persoonlijk

Het ontbreken van persoonlijk contact kan een negatief effect hebben op de snelheid en hoogte van bijdragen van funders. Benader potentiele funders zoveel mogelijk persoonlijk en maak duidelijk dat jij als projecteigenaar persoonlijk een beroep op hen doet. Een slecht voorbeeld is het versturen van een mail naar jouw bestaande netwerk met een veralgemeniseerde aanhef als “Hallo allemaal”. Een betere aanpak is om persoonlijke mails te sturen, waarin je iemand persoonlijk aanspreekt.

  1. Ga op zoek naar bedrijven en organisaties die inhoudelijk passen bij jouw project

Het kan veel opleveren om bedrijven en organisaties te benaderen die je nog niet kent, maar inhoudelijk goed passen bij jouw project. Bedrijven en organisaties zijn voornamelijk geïnteresseerd in de inhoud van jouw project en verbinden zich graag met een crowdfunding-campagne die aansluiten bij hun (marketing)doelen of imago.

 

Bron: Frankwatching 16-09-2015

BEURZEN DIE WIJ OP DIT MOMENT ORGANISEREN

DE CHAMPIGNONDAGEN

De Champignondagen is al jaren het toonaangevende platform voor de branche. Een zakelijk platform waar beslissers en betrokkenen informatie en inspiratie vinden om tot een weloverwogen investering en ontwikkeling te komen.

Champignondagen

BEURZEN DIE WIJ OP DIT MOMENT ORGANISEREN

ART & ANTIQUES FAIR

Gerenommeerde exposanten uit binnen- en buitenland presenteren hun collectie tijdens hét evenement voor kunst en antiek. Hedendaagse kunst, moderne kunst, antiek of design: waar de voorkeur van de gemiddelde bezoeker ook naar uit gaat, op de Art & Antiques Fair ‘s-Hertogenbosch vindt je meubels, schilderijen, iconen, sieraden, uurwerken en gebruiksvoorwerpen van de oudheid tot heden.

Art & Antiques Fair